(目的)

第1条　この規程は、別に定めるもののほか、本市における文書等の取扱いについて必要な事項を定め、もって文書等の適正な管理と事務の能率的な運用を図ることを目的とする。

(用語の意義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書等の作成)

第3条　職員は、経緯も含めた意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書等を作成しなければならない。

(総括管理)

第4条　総務部総務課長(以下「総務課長」という。)は、文書等その他到着物件の収受、配布及び文書等の集配、浄書、印刷、発送並びに保存、廃棄の事務について総括する。

(課長の職務)

第5条　課長は、この規程の定めるところにより、その所管する文書事務について迅速、適正に処理しなければならない。

(文書取扱主任及び文書取扱員)

第6条　課に文書取扱主任及び文書取扱員を置く。

(文書取扱主任等の職務)

第7条　文書取扱主任は、上司の命を受けて課において、次に掲げる文書事務を処理し、その適正な管理、運営に努めなければならない。

(電子文書取扱主任)

第7条の2　総務課長は、総務部総務課(以下「総務課」という。)に総合行政ネットワーク文書の受信及び送信に関する事務に従事する文書取扱主任(以下「電子文書取扱主任」という。)を置く。

(職員の責務)

第7条の3　職員は、文書取扱主任の指示に従い、常に公文書の所在を明らかにする等、公文書を適正に管理しなければならない。

(文書処理の年度)

第8条　文書処理に関する年度区分は、法規文書、公示文書及び令達文書(以下「法規文書等」という。)にあっては、1月1日から12月31日まで、一般文書にあっては、4月1日から3月31日までとする。ただし、一般文書のうち特に総務課長の認めたものにあっては、この限りでない。

(文書等の記号及び番号)

第9条　文書等には、記号及び番号をつけなければならない。ただし、特殊なもの又は軽易なものにあっては、これを省略することができる。

(文書等の記名)

第10条　市役所から発する文書等の発信者は、市長名とし、その下に主管の課名又は課係名をかっこ書きにするものとする。ただし、軽易なものについては、副市長名、部課長名又は市役所名、部課名を用いることができる。

(文書等の日付)

第11条　発送する文書等の日付は、特に指示のあるものを除き発送する日とする。

(到着文書の処理)

第12条　到着した文書等及び物件は、全て総務課において収受する。

(配布)

第13条　収受した文書等(電磁的記録を除く。)は、主管課別に区分して、各課の文書取扱主任に配布するものとする。ただし、次の各号に掲げる文書等を受領したときは、当該各号に定めるところにより取り扱うものとする。

第14条　親展、入札又は秘等の表示のしてある文書等は、その文書に権限を有する者以外は、開封してはならない。ただし、配布先の不明なものは、この限りでない。

第15条　個人あての文書等で市長及び副市長あてのものは、総務部秘書課へ、その他のものは、それぞれ名あて人の属する課に一般文書の配布と同時に配布する。

第16条　2以上の課に関係すると認められる文書等は、最も関係のあると認められる課に配布するものとする。この場合において配布を受けた課は、他の関係課に対し、相互に連絡をするものとする。

(総務課以外で受領した文書等の取扱い)

第17条　職員が出張先等で直接受け取った文書等又は各課で直接受領した文書等は、速やかに総務課に回付し、第13条から前条までの規定による手続をとらなければならない。

(主管課の受付)

第18条　定例的な届書、申請書又は一定帳票により、多数のものが直接主管の課に提出されるものは、前条の規定にかかわらず、当該提出された文書等を主管の課で直接収受することができる。

(勤務時間外に到着した文書等の取扱い)

第19条　勤務時間外に到着した文書等(ファクシミリ文書及び電磁記録を除く。)は、守衛において収受し、速やかに総務課に引き継がなければならない。

(電話又は口頭による文書の取扱い)

第20条　電話又は口頭により、照会、回答、報告その他の連絡を受理し、これを当該文書として取扱うことを適当と認めるときは、電話口頭記録用紙に文書として取扱う旨を記入し、総務課へ回付して第13条の規定により処理しなければならない。

(返送文書の取扱い)

第21条　返送されてきた文書等は、第13条の規定に準じて処理するものとする。

(収受文書の即日配布)

第22条　第12条の規定により総務課で収受した文書等は、当日中に配布するものとする。ただし、午後3時30分以後に収受した文書等は、親展若しくは金券又は急を要する文書を除き、翌日、配布することができる。

(誤配文書の取扱い)

第23条　文書取扱主任は、配布を受けた文書等のうち、主管に属しないものがあるときは、各課相互に転送することなく、直ちにその理由を付して、総務課に返付しなければならない。

(収受文書の受付)

第24条　収受文書の配布を受けた文書取扱主任は、当該文書を受付文書及びその他の文書に区分し、受付文書は、文書取扱員をして文書収発簿に記載するよう指示しなければならない。

(収受文書の処理)

第25条　課長は、課における文書の収受の状況を適宜確認し、必要に応じ、文書の収受及びその処理について文書取扱主任又は文書取扱員に指示しなければならない。

(起案)

第26条　起案は、次の各号に掲げるものを除き、回議用紙を用いなければならない。

(電話による回答)

第27条　急を要する事案で電話により、回答を求められた場合は、その事案が重要なものでない限り、第3条第1項の規定にかかわらず、即時回答することができる。ただし、後日の参考又は証拠となると認められるものは、その要旨を明記して、上司の閲覧に供さなければならない。

(特別取扱いの表示)

第28条　回議書には、必要に応じて、次に掲げる区分による表示を朱記するものとする。

(回議等)

第29条　回議は、当該事務の決裁区分に従い、起案者から順次直属の上司を経て、決裁権者に回議し、決裁を受けるものとする。

(合議)

第30条　回議書で他の課に関係のあるものは、次に掲げるところにより決裁を受けなければならない。

(例規審査委員会の審査)

第31条　法規文書及び令達文書の原案は、主管の部長の決裁を経た後、藤枝市例規審査委員会規程(昭和42年藤枝市訓令第3号)第6条の規定に基づき例規審査委員会の委員長に提出し、当該、例規審査委員会の審査を受けなければならない。ただし、総務課長の認めるものについては、この限りでない。

(同時合議)

第32条　緊急に決定を要する事案を複雑なもの又は合議課が多い場合は、第30条の規定にかかわらず、回議書の写しを配布し、又は関係部課長の会議をもって合議することができる。

(合議文書の処理)

第33条　合議を受けた場合は、直ちに査閲し、同意、不同意を決定しなければならない。ただし、査閲に日時を要するときは、その理由を主管課長に連絡しなければならない。

(回議書が廃案となった場合等の処理)

第34条　回議書が否決されたとき、合議したときの趣旨と異なって決裁されたとき、又はその内容が加除補正されたときは、その理由を付して合議した関係の部課に通知しなければならない。

(決裁)

第35条　決裁権者は、回議書の回付を受けたときは、速やかに査閲し、その可否を決定しなければならない。

(代決)

第36条　専決規程第13条の規定により、代決するときは、前条の例により決定し、決裁者欄に「代決」の表示をしなければならない。

(施行)

第37条　事案が決裁されたときは、直ちに施行の手続をとらなければならない。直ちに施行することができないものについては、上司の指揮を受けるものとする。

(公印の押印)

第38条　文書には、藤枝市公印、電子公印及び電子署名カードに関する規則(平成20年藤枝市規則第30号)により公印を押印し、原議書に契印する。ただし、次の各号に掲げるものは、公印の押印を省略する。

(発送)

第39条　発送する文書等及び物件は、主管課において次に定めるところにより処理しなければならない。

(発送の処理)

第40条　文書等を発送するときは、各種の取扱いを比較し、最低の料金で発送するように努めなければならない。

(電子メールの発信処理)

第40条の2　前条第2項の規定にかかわらず、各課は、第38条ただし書に該当する公印の押印を省略することができる軽易な文書に限り、電子メールとして電気通信回線等をもって発信することができる。

(総合行政ネットワーク文書の発信処理)

第40条の3　電子文書取扱主任は、主管課より申請を受けた総合行政ネットワーク文書を、電子署名を付して総合行政ネットワークにより送信することができる。

(公文書の管理)

第41条　公文書は、年度ごとに作成しなければならない。ただし、年度ごとに作成することが困難な場合は、当該文書の主管課長が総務課長と協議して定める期間により作成するものとする。

第41条の2　課長は、文書を体系的に管理するため、事務及び事業の性質、内容等に応じて公文書を分類する基準表(以下「ファイル基準表」という。)を作成しなければならない。

(保存期間)

第42条　公文書の保存期間の種別は、30年、10年、5年、1年及び1年未満の5区分とし、保存期間の各区分の基準は、次条に定めるところによる。

(保存期間区分の基準)

第43条　30年保存(第1類)に属する公文書は、おおむね次のとおりとする。

(執務室等における公文書の保存)

第44条　公文書は、当該公文書の完結した日の属する年度の翌年度の末日までの間(保存期間を1年未満としたものについては、その保存期間が経過するまでの間)、執務室等において保存しなければならない。

(公文書の引継ぎ等)

第45条　前条に規定する期間を経過した公文書(保存期間を1年又は1年未満としたものを除く。)は、当該公文書の所属年度及び保存期間の区分ごとに所定の文書保存箱に収納し、本庁(南館を含む。)の課にあっては総務課長に引き継ぎ、庁外の課にあっては執務室等から当該庁外の課の文書庫等に置き換えなければならない。

(引継ぎ等がされた公文書の保存)

第45条の2　総務課長及び庁外の課長は、前条第1項の規定により引継ぎ等がされた公文書を文書庫等において保存しなければならない。

(廃棄処分)

第46条　保存期間が満了した公文書は、総務課長が当該公文書の主管課長に確認の上、総括して廃棄しなければならない。ただし、歴史的資料として重要な文書その他引き続き保管が必要と認められるものについては、この限りでない。

(閲覧)

第47条　総務課に保存中の公文書を閲覧しようとするときは、総務課長に申し出て文書庫内で閲覧するものとする。

(電磁的記録の管理等)

第47条の2　電磁的記録の閲覧、管理、引継ぎその他に関しては、別に定めるところによる。

(記録媒体の変換)

第47条の3　課長は、その保存に係る公文書を適正に管理するため必要と認めるときは、当該公文書の記録媒体を変換することができる。

(マイクロフィルム文書の特例)

第47条の4　公文書(総合行政ネットワーク文書を含む。以下この章において同じ。)は、この章の定めるところにより、マイクロフィルムに撮影すること(以下「マイクロフィルム化」という。)ができる。

(対象公文書)

第47条の5　マイクロフィルム化の対象となる公文書は、市が作成し、又は取得した文書で、処理が完結したものとする。

(管理及び廃棄の特例)

第47条の6　マイクロフィルム文書の管理については、第8章の規定に準じる。ただし、マイクロフィルム文書の廃棄その他については、第45条から第47条までの規定にかかわらず、別に定める。

(研修の実施)

第48条　総務課長は、職員に対し、文書等の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、又は向上させるために必要な研修を行うとともに、各職員が少なくとも毎年度1回、研修を受けられる環境を提供しなければならない。

(研修への参加)

第49条　課長は、総務課長が実施する研修に所属職員を積極的に参加させなければならない。また、職員は、適切な時期に研修を受講しなければならない。

(帳票その他の様式)

第50条　この規程により使用する帳票その他の様式は、別表第2のとおりとする。

(文書管理に関する細則)

第51条　この規程に定めるもののほか、文書管理の細目に関し必要な事項は、総務課長が定める。