○藤枝市個人情報の適正管理に関する規程
令和5年3月29日
訓令第6号
(趣旨)
第1条 この規程は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)第66条に規定する保有個人情報の安全管理のために必要な措置について定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程で使用する用語は、法で使用する用語の例による。
(総括保護管理者)
第3条 保有個人情報の管理に係る事務を総括するため、総括保護責任者を置き、総務部を所管する副市長の職にある者をもって充てる。
2 総括保護責任者を補佐するため、副総括保護責任者を置き、総務部長及び企画創生部長の職にある者をもって充てる。
(保護責任者)
第4条 各部局における保有個人情報に係る事務を総括し、保有個人情報を適正に管理するため、各部局に保護責任者1人を置き、当該各部局の長の職にある者をもって充てる。
(保護管理者)
第5条 各課(課に準ずるものを含む。以下同じ。)における保有個人情報に係る事務を総括し、保有個人情報を適正に管理するため、各課に保護管理者1人を置き、当該各課の長の職にある者をもって充てる。
2 保護管理者は、保有個人情報を情報システムで取り扱う場合、当該情報システムの管理者と連携して、前項の事務を行う。
3 保護管理者は、保有個人情報を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)並びにその役割を指定する。
4 保護管理者は、事務取扱担当者が取り扱う保有個人情報の範囲を指定する。
5 保護管理者は、次に掲げる各課における体制等を整備する。
(1) 事務取扱担当者が法令等に違反している事実又は兆候を把握した場合の報告連絡体制
(2) 保有個人情報の漏えい、滅失又は毀損(以下「漏えい等」という。)事案の発生又は兆候を把握した場合の報告連絡体制
(3) 保有個人情報を複数の部署で取り扱う場合の各部署の任務分担及び責任の明確化
(4) 保有個人情報の漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合の対応体制
(保護担当者)
第6条 各課に、保護担当者1人を置き、藤枝市文書取扱規程(昭和50年藤枝市訓令第3号)第6条第2項に規定する文書取扱主任をもって充てる。ただし、保護管理者が業務上必要と認める場合には、文書取扱主任を含む複数人の保護担当者を置くことができる。
2 保護担当者は、保護管理者を補佐し、各課における保有個人情報の管理に関する事務を行う。
(監査責任者)
第7条 保有個人情報の管理の状況について監査するため、監査責任者を置き、総務課長の職にある者をもって充てる。
(研修)
第8条 総括保護管理者は、職員に対し保有個人情報の取扱いについて理解を深め、保有個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
2 総括保護管理者は、保護管理者及び保護担当者に対し、各課の現場における保有個人情報の適切な管理のための教育研修を定期的に実施する。
3 保護管理者は、各課の職員に対し、保有個人情報の適切な管理のため、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。
(職員の責務)
第9条 職員は、法の趣旨にのっとり、関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護管理者、副総括保護責任者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報を取り扱わなければならない。
(アクセス制限)
第10条 保護管理者は、保有個人情報について、秘匿性等その内容に応じて当該保有個人情報にアクセス(情報に接する行為をいう。以下同じ。)をする権限(以下「アクセス権限」という。)を有する職員の範囲と権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限定するものとする。
2 アクセス権限を有しない職員は、保有個人情報にアクセスをしてはならない。
3 アクセス権限を有する職員は、保有個人情報へのアクセスは必要最小限とするとともに、業務上正当な目的以外の目的で保有個人情報にアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第11条 保護管理者は、職員が業務上正当な目的で行う次に掲げる行為ついて、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、これらの行為を行うことができる場合を必要最小限の範囲で限定するものとする。
(1) 保有個人情報の複製
(2) 保有個人情報の送信
(3) 保有個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4) その他保有個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為として保護管理者が定めるもの
2 職員は、保護管理者の指示に従い前項各号の業務を行わなければならない。
(誤りの訂正等)
第12条 職員は、保有個人情報の内容に誤りを発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正その他適切な処置をとるものとする。
(媒体の管理等)
第13条 保護管理者は、保有個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するよう指示するとともに、必要があると認めるときは、職員をして当該媒体の耐火金庫への保管、保管場所への施錠等の保有個人情報の漏えい等を防止するための措置を講じさせるものとする。
2 職員は、あらかじめ保護管理者の承認を得た上で、原則として、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講じなければ、保有個人情報が記録されている媒体を外部へ送付し、又は持ち出してはならない。
(誤送付等の防止)
第14条 保護管理者は、保有個人情報を含む電磁的記録又は媒体を誤って送信し、送付し、交付し、又はウェブサイト等へ掲載することを防止するため、個別の事務又は事業において取り扱う個人情報の秘匿性等その内容に応じ、複数の職員による確認やチェックリストの活用等の必要な措置を講ずるものとする。
(廃棄等)
第15条 職員は、保有個人情報又は保有個人情報が記録されている媒体(端末機器及びサーバに内蔵されているものを含む。次項において同じ。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行うものとする。
2 保護管理者は、保有個人情報の消去又は保有個人情報が記録されている媒体の廃棄を委託する場合(二以上の段階にわたる委託を含む。)には、必要に応じて、職員の消去又は廃棄作業への立ち会い、写真等を付した消去又は廃棄を証明する書類の提出の求めその他の委託先において消去又は廃棄が確実に行われていることを確認できる措置を取らなければならない。
(保有個人情報の取扱状況の記録)
第16条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備し、当該保有個人情報の利用、保管等の取扱いの状況について記録するものとする。
(外的環境の把握)
第17条 保有個人情報が、外国において取り扱われる場合、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、保有個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
2 前項の「外国において取り扱われる場合」とは、民間事業者が提供するクラウドサービスを利用する場合においてクラウドサービス提供事業者が外国に所在するとき、及びデータが保存されるサーバが外国に所在する場合をいう。
(保有個人情報の提供)
第18条 保護管理者は、法第69条第2項第3号及び第4号の規定に基づき行政機関等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、法第70条の規定に基づき、あらかじめ利用する業務の根拠法令、提供先における個人情報の利用の目的、方法、記録範囲又は記録項目及びその漏えいの防止その他の個人情報の適切な管理のために必要な措置を明らかにした書面(書面に代わる電磁的記録を含む。)の提出を求めるものとする。
2 保護管理者は、法第69条第2項第3号及び第4号の規定に基づき行政機関等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、法第70条の規定に基づき、安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行うことにより当該措置状況を確認してその結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずるものとする。
3 保護管理者は、法第69条第2項第3号の規定に基づき他の行政機関等に保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、法第70条の規定に基づき、前2項に規定する措置を講ずるものとする。
4 保護管理者は、保有個人情報を提供する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減するため、提供先の利用目的、保有個人情報の秘匿性等その内容を勘案し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部若しくは一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講ずるものとする。
(業務の委託等)
第19条 保有個人情報の取扱いに係る業務(以下この条において「個人情報業務」という。)を外部に委託する場合には、取扱いを委託する保有個人情報の範囲は、委託する業務内容に照らして必要最小限でなければならない。
2 個人情報業務を外部に委託する場合には、委託する業務に係る保有個人情報の秘匿性等その内容、その量等に応じて、委託先における責任者及び業務従事者の作業の管理体制及び実施体制並びに個人情報の管理の状況について、少なくとも年1回以上実地検査により確認を行うものとする。ただし、委託期間が1年を超えない場合その他保護管理者が不要と認めた場合は、この限りでない。
3 保護管理者は、個人情報業務を外部に委託する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずるものとする。
4 保護管理者は、個人情報業務を外部に委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減するため、委託する業務の内容、保有個人情報の秘匿性等その内容を勘案し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部若しくは一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講ずるものとする。
(業務委託契約書等の作成)
第20条 保有個人情報に係る業務委託契約書には、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理体制及び実施体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認するものとする。
(1) 個人情報に関する秘密保持、利用目的以外の目的のための利用の禁止等の義務
(2) 再委託の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 個人情報の複製等の制限に関する事項
(4) 個人情報の安全管理措置に関する事項
(5) 個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(6) 委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(7) 法令及び契約に違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
(8) 契約内容の遵守状況についての定期的報告に関する事項及び委託先における委託された個人情報の取扱状況を把握するための監査等に関する事項
2 委託先が、保有個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等保有個人情報の取扱いに関する事項を明記するよう保有個人情報に係る業務委託契約書に定めるものとする。
(事案の報告及び再発防止措置)
第21条 職員は、保有個人情報の漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合、事務取扱担当者が規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合その他安全管理の上で問題となる事案の発生又は発生のおそれを認識した場合には、直ちに当該保有個人情報を管理する保護管理者に報告するものとする。
2 保護管理者は、外部からの不正アクセス又は不正プログラムの感染が疑われる端末等に対し、端末ネットワーク遮断スクリプトの実行によるネットワークからの遮断等、被害拡大防止のため直ちに行い得る措置を直ちに行い、又は、職員をして行わせるとともに、被害の拡大防止、復旧等のために必要な措置を速やかに講ずるものとする。
3 保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、副総括保護管理者を経由して、総括保護管理者に報告するものとする。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護管理者及び副総括保護管理者に当該事案の内容等について報告するものとする。
4 前項の規定にかかわらず、「藤枝市情報セキュリティポリシー(平成27年12月28日)」(以下「セキュリティポリシー」という。)における情報セキュリティインシデントに該当する場合には、セキュリティポリシーを踏まえた対応を行うものとする。
5 総括保護管理者は、第3項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を市長に速やかに報告するものとする。
6 保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずるとともに、同種の業務を実施している部局等に当該措置を共有するものとする。
(公表等)
第23条 委員会への報告及び本人への通知を要しない場合において、事案の内容、影響等を勘案して総括保護管理者が必要と認めたときは、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有個人情報の本人への連絡対応等の措置を講ずるものとする。
(点検)
第25条 保護管理者は、各課における保有個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を副総括保護管理者に報告するものとする。
(評価及び見直し)
第26条 総括保護管理者、副総括保護管理者、保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。
(細則)
第27条 この規程に定めるもののほか、個人情報の適正管理及びその保護について必要な事項は、別に総括保護管理者が定める。
附則
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。